CONHEÇA CONCEITOS IMPORTANTES PARA GERENCIAR PROJETOS!

Para gerenciar um projeto é importante ter um conhecimento, mesmo que seja básico, de alguns pontos que compõe esta extensa base teórica. Conceitos como projeto e processo geram muita confusão na mente das pessoas. Assim, é importante distingui-los. Na imagem a seguir, é possível entender a diferença entre PROJETO, PROCESSO, PROGRAMA e PORTFÓLIO, significados de grande relevância para gerenciar projetos.

Integrar escopo, tempo, custos, recursos e outras áreas de conhecimento dentro de um projeto não é uma missão simples. E essa é uma tarefa que depende do apoio de todos os participantes do projeto (gestor, equipe, stakeholders, etc). Ademais, a integração visa manter a comunicação e sincronização de tudo o que está acontecendo de uma forma que tudo se encaixe harmoniosamente. A gestão é feita, atuando no que conhecemos como as outras áreas do Gestão de Projetos: Recursos Humanos, Comunicação, Aquisição (recursos físicos), Partes Interessadas, Integração, entre outras. É sobre elas que a equipe de gestão tem ação direta e é através delas que (ou da ação sobre elas) que os trabalhos são dirigidos.

Por maiores que sejam os esforços empregados no gerenciamento de projetos, se não houver um modelo a ser seguido, a empresa acaba tendo que lidar com inconsistências, retrabalhos e atrasos. Adotar um modelo de projetos proporciona maior agilidade e organização ao planejamento. Dessa forma, surgem as fases percorridas pelos projetos, elas são: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, por fim, finalização.

Além disso, outro conceito de grande necessidade são os riscos do projeto. Eles podem influenciar o objetivo desejado, negativamente ou positivamente, sob a forma de ameaças ou oportunidades. Todo projeto possui um responsável por administrá-lo, assim, é necessário que ele seja capaz de identificar problemas concretos, a sua probabilidade de ocorrência e impactos.  Logo, o gerenciamento dos riscos é essencial em qualquer projeto para aumentar as taxas de sucesso.

Estes foram alguns esclarecimentos sobre o que é necessário para administrar um projeto. Espero ter contribuído para aumento do seu interesse por esta área de estudo. Até mais!

Relato de Aprendizado

Palestra Gestão de Projetos – Rodrigo Lang

Olá, tudo bem?

Hoje vou contar um pouco para vocês do que eu aprendi na palestra ministrada por Rodrigo Lang, sócio fundador do IEG, no CEFET-MG dia 6 de abril de 2017.

Em primeiro lugar, o que entendemos como projeto? Podemos definir com projeto um empreendimento temporário (com início e fim definidos) feito para criar um resultado, produto ou serviço único.

Vamos pensar no seguinte projeto então: Tirar uma foto de algum ponto turístico de BH, tamanho 10x15 e moldurar para seu cliente.

Você consegue estipular uma estimativa de preço de venda, prazo de entrega e um cronograma básico para este projeto?

Se sim, sua resposta tem grande chance de estar errada...

Imagine se o cliente do nosso exemplo fosse o presidente dos EUA que daria de presente uma foto, com moldura completamente de ouro, para um Sheike árabe. Suas estimativas estariam cobrindo seus custos? O preço de venda estimado seria o ideal?

Ou seja, antes de estipularmos os aspectos do nosso projeto precisamos saber quem é nosso cliente e qual a finalidade daquele projeto.

E, neste contexto, onde entra a gestão de projetos?

É através da gestão dos projetos conseguimos monitorar as ações desenvolvidas pela equipe e o nível de excelência com que são realizadas. Por este motivo, uma gestão de qualidade possibilita a entrega de um produto com alto valor agregado ao cliente e excelência na sua satisfação.

Ou seja, uma gestão de projetos bem feita pode elevar consideravelmente o valor do seu produto frente a seus clientes.

Entendido?!

Espero ter conseguido passar para vocês ao menos um pouquinho do que aprendi com a palestra do Rodrigo.

Até a próxima!

Abraços,

Bárbara Gabrielle Silva.

Entendendo Gestão de Projetos com Rodrigo Lang

Precisa gerir um projeto e está com dúvidas? Calma que a gente te ajuda. 

Nesse post vamos compilar algumas informações passadas pelo Rodrigo Lang, fundador do Instituto de Engenharia e Gestão, em sua palestra sobre Gestão de projetos, ministrada no CEFET-MG.

Começaremos diferenciando projeto e processo. Essa diferenciação é essencial para compreender no que consiste um projeto, Um projeto é um empreendimento temporário conduzido por um objetivo específico. Um projeto tem início e fim definidos. Enquanto processo é uma tarefa  repetitiva e padronizada que gera o mesmo resultado diversas vezes.  

Para a boa gestão de um projeto, Rodrigo ensina que é fundamental entender a real necessidade do cliente. Sem esse entendimento, você corre o risco de fazer um trabalho diferente do esperado pelo cliente, minando assim suas expectativas quanto ao projeto. Para isso, converse bastante com seu cliente, procure conhecê-lo e conhecer seus gostos e expectativas.

Lang recomenda, antes de começar a execução das tarefas, identificar os pontos urgentes e não urgentes, bem como os pontos importantes e não importantes do projeto. Essa identificação irá te auxiliar na priorização das tarefas. Priorize os pontos urgentes e importantes, pois eles são mais significativos para o seu cliente, além de serem prováveis problemas futuros.

Atenha-se ao cronograma do projeto, especialmente se este fizer parte de um projeto maior. Atrasos podem prejudicar o objetivo final do projeto, além de gerar frustrações no cliente.

Por fim, faça uma boa análise de riscos do seu projeto. Rodrigo Lang apresentou uma ampla matriz de problemas que podem aparecer durante a execução do projeto. Esses problemas podem estar relacionados à tecnologia, recursos humanos, recursos financeiros, sustentabilidade, legislação e etc. Fazer uma boa cobertura de riscos é considerar a influência desses fatores no seu projeto e, então, planejar adequadamente o projeto.

Viu como essa palestra foi cheia de dicas? E foi essencial para compreender como uma gestão de projeto eficiente gera valor e satisfação para o cliente. 

Espero que suas dúvidas tenham sido esclarecidas.

Até o próximo post!

Ana Luiza Viegas

Como fazer uma EAP de desenvolvimento de produto?

O post de hoje é para ajudar você na estruturação do escopo do seu projeto. Você conhece EAP? Nunca ouviu falar? Tudo bem, vamos te ajudar. A estrutura analítica de um projeto, ou EAP, é um desenho muito parecido com uma árvore e nele estão representadas as etapas e entregas do seu projeto. Fazer um EAP é importante porque ele facilita a visualização da estrutura do projeto por ser altamente detalhado. O EAP é muito importante também porque tem uma orientação para as entregas do projeto, assim você consegue identificar o que é esperado de cada etapa.

A foto abaixo é uma ilustração de um EAP de um projeto de desenvolvimento de produto.

Cada “andar” do EAP é um nível. No primeiro nível, você deve colocar o nome do projeto. Bem simples assim. No segundo nível, você deve colocar as fases que fazem parte do ciclo de vida do projeto. O terceiro nível contém as entregas de cada uma dessas fases.

Cada “caixinha” é um pacote de trabalho. Os pacotes de trabalho contêm atividades que são agrupadas conforme as necessidades do projeto. Para auxiliar o entendimento do EAP, existe um dicionário do EAP. Nesse dicionário cada pacote de trabalho será detalhado.

Você pode se perguntar “o que devo colocar nesse dicionário?”. Calma, a gente te ajuda. No dicionário você deve incluir a definição dos limites do que está ou não inserido no escopo do projeto, as premissas, restrições e riscos, marcos do cronograma, descrição do trabalho, estimativa de custos, critérios de aceitação, referências técnicas e etc.. Logo abaixo a gente traz um exemplo para te ajudar:

Viu como ficou muito mais fácil fazer um EAP? Para mais dicas sobre gestão de projetos, continue acompanhando nosso blog. 

Benefícios da utilização do EAP

Em gerenciamento de projetos, uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou em inglês WBS (Work Breakdown structure) é uma ferramenta visual utilizada para evidenciar as entregas do projeto, permitindo, assim, as partes interessadas terem uma visão organizada, estruturada e clara de todas as entregas do projeto.

O principal objetivo da EAP é incluir todo o escopo do projeto, ou seja, todo o trabalho necessário para a conclusão do mesmo e também assegurar que não haja trabalho desnecessário no decorrer do trabalho. Portanto, a construção da EAP é um passo muito importante.

A EAP é estruturada no formato de árvore hierárquica, no qual o nível superior (raíz) é mais abrangente e nos níveis inferiores são mais específicos (pacotes de trabalho), orientada às entregas que precisam ser feitas para a conclusão do projeto.

Na Figura 1 é possível visualizar uma exemplo de uma parte da estrutura do EAP para a criação de um projeto de Bingo Beneficente.

Figura 1 - Parte da Estrutura EAP para projeto do Bingo Beneficente.

Outro passo importante para a elaboração de um EAP, é a criação do Dicionário da EAP. Este documento descreve os pacotes de trabalho, de modo a orientar a equipe do projeto, podendo conter informações técnicas, recursos e critérios de aceitação de cada pacote de trabalho específico.

Na Figura 2 é possível visualizar o dicionário da EAP para o pacote de trabalho 'Preparação do Evento' especificada na Figura 1.

Figura 2 - Dicionário da EAP para o pacote Preparação do Evento.

Como podemos ver, a utilização da EAP no gerenciamento de projetos traz grandes benefícios e facilidades para à sua execução.

Como benefícios da utilização da EAP no gerenciamento de projetos, podemos citar:

• Definir o escopo do projeto;

• Facilita a comunicação entre o gerente de projeto e as partes interessadas;

• Entradas em outros processos do gerenciamento do projeto e entregas;

• Facilitar a identificação das fases do projeto;

• Facilitar a estimativa de esforço, duração e custo do projeto;

• Elimina trabalhos desnecessários.

Portanto, a utilização da EAP no gerenciamento de projetos é fundamental, pois facilita a definição e visualização dos pacotes de trabalhos e, além disso, trazem grandes benefícios para auxiliar de forma clara e estruturada todas as partes envolvidas no trabalho.

Não fique de fora, utilize você também o EAP em seu projeto!

Como elaborar uma EAP mais coerente e concisa?

Todos os projetos, inclusive os pequenos, devem ter uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Esse elemento é muito importante para garantir que nenhuma entrega seja esquecida e para que não ocorram perdas de tempo e de qualidade, ocasionando impactos negativos. Portanto, após o planejamento e a definição do escopo, devemos construir a estrutura analítica do projeto. Abaixo, algumas dicas essenciais que te ajudarão na elaboração de sua EAP de forma mais coerente e concisa:

       1. Chame toda a equipe envolvida no projeto para a construção da EAP

Um dos principais benefícios da EAP é fornecer a toda equipe um esclarecimento sobre o todo o trabalho a ser realizado e mostrar o impacto das contribuições individuais ao projeto. Desta forma, é importante que todos participem da construção, uma vez que serão os responsáveis pelas entregas.

       2. Faça benchmarking com outras EAPs já construídas por você ou por outros

Não é uma boa ideia começar uma EAP totalmente do zero, sendo que há possibilidade de realizar um benchmarking com os projetos que já foram realizados anteriormente pela sua empresa ou por outras que você tenha acesso. Geralmente, os projetos que passaram por todas as fases da EAP têm pontos de melhorias, que são conhecidos e mapeados como “lições aprendidas”, o que pode te ajudar a não cometer os mesmos erros em seu projeto.

       3. Cheque se a estrutura da EAP está de acordo com os resultados esperados do projeto

A EAP é a base do projeto. Então é necessário checar se as etapas, fases e pacotes de trabalho construídos estão de acordo com o resultado esperado pela empresa.

Existem projetos de diversas complexidades e, para que a comunicação seja realizada de forma efetiva entre todos da equipe, você não pode se esquecer do processo de decomposição, ou seja, de dividir um pacote de trabalho em tarefas, de forma a fragmentar e detalhar todo o trabalho a ser realizado nesse ponto.

             4. Gerencie e monitore todas as etapas determinadas na EAP

Todas as ações definidas na EAP devem ser verificadas durante a execução do projeto. Antes do encerramento, todas as entregas devem ser aceitas pelo cliente. E a alternativa mais segura é realizar o acompanhamento de todas as etapas, enquanto estão em andamento.

             5. Simplifique

Pode ser um erro muito grande achar que quanto mais complicado o projeto é, melhor ele será desenvolvido e gerará bons resultados. É importante realizar a decomposição dos elementos essenciais para o projeto, o restante pode ser ressaltado nas ações de verificação e monitoramento, não precisando aparecer na EAP. E não estou falando que deve-se retirar trabalho do projeto ou deixar de colocar as atividades necessárias. Existem muitas ferramentas para auxiliar na gestão de projetos que ajudarão você e sua equipe a garantir os melhores resultados.

Então é isso, siga as 5 dicas e aproveite os benefícios da EAP para o seu projeto. Mas não deixe de utilizá-la! Além de ser um radar das etapas necessárias para o cumprimento do projeto e de estimar pessoal, custo e tempo, também é uma ferramenta de comunicação interna e externa para que nada seja esquecido. E faz com que toda a equipe tenha compromisso com as entregas e auxilie no controle do projeto.

Um abraço, até mais!

Por que utilizar a EAP no gerenciamento de projetos?

Para gerenciar um projeto, a Estrutura Analítica de Projetos (EAP) é uma ferramenta de grande importância. Ela reúne, em um único documento, aspectos de escopo, tempo e custo, logo, promovendo um melhor planejamento desses aspectos.

Na criação de uma EAP é necessário a decomposição do trabalho para a realização de um projeto. A estrutura é organizada como a raiz de uma árvore, onde as entregas mais abrangentes são posicionadas no topo e as mais específicas ficam na parte inferior, agrupadas por níveis hierárquicos. Assim, por meio da estrutura semelhante a um organograma, a EAP representa o que deverá ser entregue pelo projeto. Ela permite detalhar quais entregas devem ser geradas em função dos objetivos do projeto.

Os pacotes devem ser decompostos até um nível que permita um planejamento mais preciso do trabalho. Não há limitação quanto aos níveis da EAP. Entretanto, você precisa decompor o trabalho até um nível que possa fazer uma boa avaliação dos esforços necessários para realizá-lo. Lembre-se: uma EAP com muitos níveis pode acarretar numa EAP de difícil leitura.

Veja o seguinte exemplo de EAP sobre o projeto de Criação de uma Identidade Visual:

Além da Estrutura Analítica, é preciso desenvolver, o Dicionário da EAP, um importante documento que define limites do que é incluído no pacote de trabalho. Apresenta informações detalhadas sobre cada pacote e seus critérios de aceitação no momento da entrega.

Exemplo de uma especificação de alguns pacotes de trabalho do projeto anterior:

Dessa forma, a utilização da EAP traz uma série de benefícios, além de definir e organizar o trabalho do projeto. Um orçamento do projeto pode ser alocado para os níveis superiores da estrutura e orçamentos dos departamentos podem ser rapidamente calculados com base na EAP. Ao alocar as estimativas de tempo e custo para seções específicas, tanto o cronograma, quanto o orçamento, podem ser rapidamente desenvolvidos. A EAP pode ser usada, também, para identificar riscos potenciais em um determinado projeto. Estes riscos devem ser monitorados e avaliados durante toda a execução do projeto.

Esperamos ter ajudado! Até breve!