Como elaborar uma EAP mais coerente e concisa?

Todos os projetos, inclusive os pequenos, devem ter uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Esse elemento é muito importante para garantir que nenhuma entrega seja esquecida e para que não ocorram perdas de tempo e de qualidade, ocasionando impactos negativos. Portanto, após o planejamento e a definição do escopo, devemos construir a estrutura analítica do projeto. Abaixo, algumas dicas essenciais que te ajudarão na elaboração de sua EAP de forma mais coerente e concisa:

       1. Chame toda a equipe envolvida no projeto para a construção da EAP

Um dos principais benefícios da EAP é fornecer a toda equipe um esclarecimento sobre o todo o trabalho a ser realizado e mostrar o impacto das contribuições individuais ao projeto. Desta forma, é importante que todos participem da construção, uma vez que serão os responsáveis pelas entregas.

       2. Faça benchmarking com outras EAPs já construídas por você ou por outros

Não é uma boa ideia começar uma EAP totalmente do zero, sendo que há possibilidade de realizar um benchmarking com os projetos que já foram realizados anteriormente pela sua empresa ou por outras que você tenha acesso. Geralmente, os projetos que passaram por todas as fases da EAP têm pontos de melhorias, que são conhecidos e mapeados como “lições aprendidas”, o que pode te ajudar a não cometer os mesmos erros em seu projeto.

       3. Cheque se a estrutura da EAP está de acordo com os resultados esperados do projeto

A EAP é a base do projeto. Então é necessário checar se as etapas, fases e pacotes de trabalho construídos estão de acordo com o resultado esperado pela empresa.

Existem projetos de diversas complexidades e, para que a comunicação seja realizada de forma efetiva entre todos da equipe, você não pode se esquecer do processo de decomposição, ou seja, de dividir um pacote de trabalho em tarefas, de forma a fragmentar e detalhar todo o trabalho a ser realizado nesse ponto.

             4. Gerencie e monitore todas as etapas determinadas na EAP

Todas as ações definidas na EAP devem ser verificadas durante a execução do projeto. Antes do encerramento, todas as entregas devem ser aceitas pelo cliente. E a alternativa mais segura é realizar o acompanhamento de todas as etapas, enquanto estão em andamento.

             5. Simplifique

Pode ser um erro muito grande achar que quanto mais complicado o projeto é, melhor ele será desenvolvido e gerará bons resultados. É importante realizar a decomposição dos elementos essenciais para o projeto, o restante pode ser ressaltado nas ações de verificação e monitoramento, não precisando aparecer na EAP. E não estou falando que deve-se retirar trabalho do projeto ou deixar de colocar as atividades necessárias. Existem muitas ferramentas para auxiliar na gestão de projetos que ajudarão você e sua equipe a garantir os melhores resultados.

Então é isso, siga as 5 dicas e aproveite os benefícios da EAP para o seu projeto. Mas não deixe de utilizá-la! Além de ser um radar das etapas necessárias para o cumprimento do projeto e de estimar pessoal, custo e tempo, também é uma ferramenta de comunicação interna e externa para que nada seja esquecido. E faz com que toda a equipe tenha compromisso com as entregas e auxilie no controle do projeto.

Um abraço, até mais!